W-8BEN formunu doldururken sıkça yapılan hatalar nelerdir ve bunları nasıl önleyebilirim?

Form W-8BEN, ABD vatandaşı veya yerleşik olmayan bireylerin (NRA) yabancı statülerini belgelemek ve ABD kaynaklı belirli gelirler üzerindeki vergi stopajını doğru yönetmek için kritik öneme sahip bir IRS formudur. Bu formu hatalı veya eksik doldurmak, gereksiz vergi kesintilerine veya gecikmelere yol açabilir.

İşte Form W-8BEN doldururken sıkça yapılan hatalar ve bunları önleme yolları:

Yanlış Formu Kullanmak:

* Hata: ABD’de LLC gibi bir tüzel kişilik adına işlem yaparken bireysel W-8BEN formunu kullanmak.
* Önleme: Eğer formu dolduran bir birey iseniz (örneğin, kişisel banka hesabınız veya bireysel yatırım hesabınız için), W-8BEN doğrudur. Ancak formu ABD’deki LLC’niz veya başka bir yabancı tüzel kişilik adına dolduruyorsanız, W-8BEN-E formunu kullanmalısınız. Bu ikisi farklı formlardır.

Eksik veya Yanlış Kişisel Bilgiler (Part I):

* Hata: Ad, soyad, vatandaşlık ülkesi veya daimi ikamet adresi gibi temel bilgileri eksik bırakmak veya yanlış yazmak. Adres kısmına sadece posta kutusu (P.O. Box) yazmak (eğer daimi ikamet adresi değilse).
* Önleme: Tüm alanları dikkatlice ve kimlik belgelerinizle (pasaport) tutarlı bir şekilde doldurun. “Permanent residence address” (Daimi ikamet adresi) kısmına yaşadığınız ülkedeki fiziksel adresinizi yazın. Posta adresi farklıysa, ilgili alanı ayrıca doldurun.

Yanlış veya Eksik Vergi Numarası (TIN – Taxpayer Identification Number):

* Hata: Alan 6’daki “Foreign tax identifying number” (Yabancı vergi kimlik numarası) kısmını boş bırakmak veya yanlış numara yazmak. Bu genellikle yaşadığınız ülkenin size verdiği vergi numarasıdır (Türkiye için T.C. Kimlik Numarası). Eğer ABD vergi numarasına (SSN veya ITIN) sahipseniz ve bunu kullanmak istiyorsanız, alan 5’i doldurmalısınız, ancak çoğu NRA için bu alan boş bırakılır.
* Önleme: Yaşadığınız ülkedeki vergi kimlik numaranızı (Türkiye için T.C. Kimlik Numarası) Alan 6’ya doğru bir şekilde yazın. Eğer ülkenizde bir vergi numarası yoksa veya yasal olarak gerekmiyorsa, bunu açıklayan kutucuğu işaretleyebilirsiniz, ancak bu durumu teyit etmeniz önemlidir.

Vergi Anlaşması Avantajlarını Yanlış Talep Etme (Part II):

* Hata: Türkiye ile ABD arasında bir vergi anlaşması olmasına rağmen, bu bölümü (Claim of Tax Treaty Benefits) hiç doldurmamak veya yanlış bilgilerle doldurmak. Bu, hak ettiğinizden daha yüksek oranda vergi kesintisi yapılmasına neden olabilir.
* Önleme: Eğer gelir türünüz (faiz, temettü, telif hakkı vb.) vergi anlaşması kapsamında indirimli bir stopaj oranına tabi ise, Part II’yi dikkatlice doldurun. Alan 9’da yaşadığınız ülkeyi (örneğin, “Turkey”) belirtin. Alan 10’da ise anlaşmanın ilgili maddesini, geçerli olan indirimli stopaj oranını (%) ve gelirin türünü belirtmeniz gerekir. Bu bilgileri anlaşma metninden veya bir vergi uzmanından teyit edin. Her gelir türü için bu bölümü doldurmak gerekmeyebilir (örneğin, banka faizleri genellikle muaftır).

İmza ve Tarih Eksikliği veya Yanlışlığı (Part III):

* Hata: Formu imzalamamak, tarihi yanlış yazmak veya imza yetkisi olmayan birinin imzalaması. İmzanın formdaki isimle uyuşmaması.
* Önleme: Formu bizzat kendiniz imzalayın ve imzaladığınız günün tarihini (AA/GG/YYYY formatında) doğru bir şekilde atın. İmzanızın pasaportunuzdaki veya diğer resmi belgelerdeki imzanızla tutarlı olmasına özen gösterin.

Formun Güncel Olmaması:

* Hata: IRS’in eski bir versiyonunu kullanmak.
* Önleme: Her zaman IRS web sitesinden Form W-8BEN’in en güncel versiyonunu indirip kullanın. Formun sol üst köşesinde revizyon tarihi yazar.

Okunaksız Yazı:

* Hata: Formu elle doldururken okunaksız veya silik bir şekilde yazmak.
* Önleme: Mümkünse formu bilgisayarda doldurun veya elle dolduruyorsanız okunaklı, büyük harflerle ve siyah mürekkepli kalemle yazın.

Genel Öneri: Form W-8BEN’i doldururken acele etmeyin, her alanı dikkatlice okuyun ve anladığınızdan emin olun. Özellikle vergi anlaşması avantajlarını talep ediyorsanız (Part II), ilgili anlaşma maddelerini ve oranları kontrol edin veya bir vergi uzmanına danışın. Formu, sizden talep eden kuruma (banka, ödeme işlemcisi vb.) zamanında iletin. Form genellikle 3 yıl geçerlidir, sonrasında yenilenmesi istenir.