Amerika’da ki Şirketten Fatura Kesmek

Amerika’da ki Şirketinizden Ürün ve Hizmet Satışları Sonrasında Fatura Nasıl Hazırlarsınız?

Amerika’da şirket kurduktan, ödeme alma ve banka hesabı sürecini hallettikten sonra, E-ticaret yapan bir işletme sahibi olarak sıradaki iş fatura kesmektir.

Nasıl Fatura Keserim? Muhasebeciye Gerek Var mı?

Nasıl fatura keseceğiniz konusunda bu yazı içinde size bir kaç alternatif sunacağım. Muhasebeci konusu ise başlangıçta maliyetli geleceği için kendi işinizi kendiniz görerek ön muhasebe kayıtlarınızı kendiniz tutabilirsiniz. Amerika’da şirket kurduktan ve EIN aldıktan sonra Türkiye’de ki gibi bir süreç yoktur.

Şöyle açıklayabiliriz,

Türkiye’de şirket kurup, vergi levhası aldıktan sonra fatura süreci, vergi dairesi denetiminde olur. Fatura numarası alıp koçan bastırmak veya yeni sistemde E-fatura mükellefi olmak gerekir. Bunun yanında her şirket, aylık vergi beyanı doldurmak vs. gibi işlemler için bir mali müşavir veya muhasebeci ile anlaşmak zorundadır.

Amerika’da bir muhasebeci ile anlaşma ve fatura koçanı alma, e-fatura mükellefiyeti olma gibi durumlar yok. Beyana dayalı bir sistem bulunur kendi faturanızı kendiniz bir şablon oluşturarak kesebilirsiniz. Veya ön muhasebe tutan tam bir fatura otomasyonu sağlayan online yazılımlar bu iş için en iyi çözümdür.

Faturayı Excel de hazırlarsanız bir kopyasını müşterinize gönderip bir kopyasını da kendinizde tutabilirsiniz. Eğer şahsi değil, gerçek bir şirket olarak vergilendiriliyorsanız (çok üyeli LLC veya Corp) muhasebeciye vergi beyanı doldurturken, hazırladığınız fatura veya satış kayıtları (ön muhasebe) onların işini kolaylaştırır, muhasebe maliyetlerinizi düşürür.

Fatura Nasıl Hazırlanır?

Amerika’da bizim ülkemizdeki gibi bir fatura sistemi olmadığı için bunu bir kaç yolla kendiniz hazırlayabiliyorsunuz. Seçeneklerden bazıları şunlardır.

1. 1. Word veya Excel : İsterseniz office uygulaması ile bir fatura şablonu hazırlayarak kendi şablonunuzla fatura yapabilir, kayıtlarını kendiniz tutabilirsiniz. Bu süreç zaman geçtikçe karmaşaya sebep olabilir dosyalamanızı düzgün yapmanız gerek.
   2. FreshBooks : Bir online fatura sistemi kullanabilirsiniz. Buna en profesyonel örnek FreshBooks tur. FreshBooks ile ücretsiz sürüme buradan kaydolup (kredi kartı istemiyor) başlangıç için işinizi halledebilirsiniz. En azından ücretsiz üye olup yeteneklerini ve yapabildiklerini görmenizi öneririm. 15$ / Ay paket ile sınırsız müşteriye fatura kesip online muhasebenizi kendiniz tutabilirsiniz. Bu yazılım, tam bir ön muhasebe sistemidir. Müşteriye fatura kesmek, e-posta ile faturayı otomatik gönderim, Stripe, Shopify, Woocommerce gibi tüm e-ticaret uygulamalarına entegre olabilmek, aylık, yıllık, günlük satış raporlamalrı, şablonlar gibi sayısız yeteneği var.

Örneğin, Shopify mağazanızdan bir müşteri sizden bir şey satın aldığında onun carisini tutar, muhasebe kaydını açar ve otomatik faturasını keser, mail atar. Siz de bu bilgileri depolamak zorunda değilsiniz her bilgi bulutta saklanır.

Satış vergisi toplama zamanı gelirse vergi oranını eyaletlere göre otomatik hesaplar, bu özellik inanılmaz bir iş yükünden sizi kurtarır.

Uygulamanın yetenleri çok fazla, muhtemelen ücretli bir muhasebeci tutsanız bu kadar verimli bir takip yapamayabilir. Her aşamada sizi yönlendiriyor ve yapmanız gerekenler konusunda sizi bir sonraki aşamaya atlatıyor diyebilirim.

Kendi şirketlerimiz için de kullandığımız FreshBooks üzerinden kendi logonuzla bir şablon hazırlayabilir, hatta stripe ile bağlayarak dijital ürün hizmet gibi ödemeleri fatura ile birlikte müşteriye gönderebiliyorsunuz.

Ödeme entegrasyonu kısmında stripe, paypal başta olmak üzere ödeme geçidine tek tuşta bağlayabiliyorsunuz.

Freshbooks ile bizim şirket hesabımıza ait stripe bağlantısını yaptık dijital hizmetler (pazarlama, reklam yönetimi, web tasarımı, lisans satışı, özel yazılım, danışmanlık) satacağımız zaman buradan bir fatura hazırlayarak son ödeme tarihi ile birlikte bir ödeme linkini gömülü olarak müşterilerimize gönderebiliyoruz. Ayrıca ödeme hatırlatma ve müşteriye vade gelmeden önce e-posta gönderimi gibi özellikleri de var.

Yazılımın admin panelinde inanılmaz derecede araç seti bulunuyor üye olduktan sonra tüm özellikleri kullanabiliyorsunuz.

Muhasebeciniz gibi:

Bu blogu açtıktan sonra en fazla sorulan soru şu oldu;

-Amerika’da şirket kurduktan sonra muhasebe işi ne olacak?

-Muhasebe neden tutmuyoruz?

-Tutacak mıyız?

-Ön muhasebeci fiyatları nelerdir?

İşte size muhasebeci! Tüm ön muhasebeyi otomasyona tutturun. Türkiye de ki gibi fatura fiş toplamaya gerek yok ve her işlemi beyanname ile aylık vergi dairesine e-defter vs göndermek yok.  Vergi avantajlarından da bahsetmemize rağmen hala vergi ödemek, muhasebe işlemek konusunda içi rahat olmayanlar oluyor bu aşamada anlaştığınız muhasebe firmasını freshbooks’a davet ediyorsunuz EIN niz de sisteme tanımlı olduğu için vergi beyanınızı onlar bu yazılım sayesinde yapabiliyor.

Yani her şey otomatik ve sağlam temellere dayalı.

Eğer vergi için bir muhasebeciyle anlaşırsanız ona freshbooks tan yetki vermeniz yeterli olur. Her şeyi online olarak yürütür ve kolayca beyanınızı hazırlar. Amerika’da ki tüm muhasebe şirketleri veya CPA’lar Freshbooks ‘ u bilir. Freshbooks’a üye olun, en azından ücretsiz sürümü kullanıp yazılımı anlayın, online mağazanıza Freshbooks entegre edip arkanıza yaslanın her şeyi kendi halleden bir otomasyondur.

Ücretsiz üye olmak ve avantajlarını görmek için bu linkten kredi kartına ihtiyaç olmadan bir hesap oluşturabilirsiniz

1. Stripe : Eğer ödeme almak için stripe kullanıyorsanız yönetim panelinde mini bir muhasebe yazılımı ve aynı zamanda elektronik fatura hazırlayabileceğiniz bir şablon aracı bulunur. Bunun için stripe admin panelinize girip, https://dashboard.stripe.com/invoices buradan bir müşteri carisi açarak bir fatura kesebilirsiniz.
2. Fatura şablonu : Şablon sağlayan online araçlar sayesinde ücretsiz fatura şablonları indirip içinde birini seçebilirsiniz. Bu iş için internette çok fazla online araç var mesela en bilindik olanı invoice home dur. Hemen bir template indirip logonuzu ekleyerek faturanızı hazırlayabilirsiniz.

Stripe İle Fatura Kesmek (Fatura Hazırlamak)

Stripe kullanıyorsanız içerisinde mini bir muhasebe aracı bulunduğunu keşfetmiş olabiliriniz. Eğer bilmiyorsanız stripe paneline oturum açıp www.dashboard.stripe.com/invoices adresinden faturalar bölümünü görüntüleyin.

Fatura kesmeden önce fatura şablonunu özelleştirebilirsiniz. Kendi logonuzu yükleyip, kendi kurumsal renklerinizi uygulayarak bir antetli oluşturabilirsiniz.

Bunun için Stripe’ın branding kısmına girip kurumsal renklerinize göre şablonu özelleştirmekle işe başlayabilirsiniz.

Bu özelleştirme, hem fatura şablonunuza hem de başarılı ödeme sonunda müşterilere atılan e-postalara yansır.

Fatura Hazırlamak

Stripe üzerinden manuel bir fatura oluşturmak için önce bir müşteri kaydı oluşturmanız gerekiyor. Bunun için sol menüden customers tıklayın.

Ve sağ üst köşeden “Add customer” butonuna tıklayın

Müşterinizin cari bilgilerini doldurun ve kaydedin.

Yeni bir müşteri kaydı oluşturduktan sonra yine customers altından invoices linkine tıklayın

Sağ üst köşedeki “create invoice” butonunu tıklayın.

Faturayı keseceğiniz müşteriyi bulun, fiyat ve gereken tüm alanları doldurup faturanızı kaydedin.

Sonra oluşturduğunuz bu faturayı incoices kısmından görebilirsiniz. İsterseniz e-posta yoluyla buradan direk gönderebilir, isterseniz, PDF olarak indirip, yazdırabilirsiniz.

Örnek Fatura : 

Örnek amaçlı oluşturduğum bir stripe faturası ekran görüntüsü aşağıda.

Bu sayede hem fatura oluşturmuş hem de muhasebe kayıtlarınızı amatör olarak tutmuş olursunuz.

Bir Faturada Ne Olmalı? EIN Yazmalı mıyım?

Bir faturada, müşteri adı, telefonu, varsa vergi numarası, adresi, hizmetinizin adı, sayısı, tarih, oluşturma tarihi, sizin adresiniz, telefonunuz, şirket adınız gibi bilgiler kesin olmalı. Şirketinizin EIN numarasını isterseniz yazabilirsiniz ama yazma zorunluluğunuz yasalar gereği yok. Fakat EIN yazmak müşteriye güven verebilir yani yazıp yazmamak size kalmış.

Sonuç

Amerika’da ki şirketiniz için bir fatura oluşturmak Türkiye’de ki uygulamadan farklıdır. Herkes bazı kurallar çerçevesinde kendi faturasını kendi kesebilir. Bunun için online uygulamalar veya şablonlar kullanabilirsiniz. Kayıtların tutulması ve gelir gider hesaplamak için FreshBooks gibi online muhasebe araçları kullanmak size avantaj sağlar uygulama, muhasebeci ile anlaştığınızda muhasebecinin iş yükünü azalttığı için muhasebesel masraflarınızı düşürebilir.