Bir çok girişimci yeni bir işe başladığında süreç ile ilgili her şeyi aklında tutmaya veya bilgileri bir yerlere not etmeye başlar. Genellikle ilk zamanlarda her şey adım adım takip edilebilir durumdadır ve çoğu bilgi akılda tutulmaya çalışılır. Eğer veriler bir yerlerle düzgün bir şekilde tutulmazsa, işler bir miktar arttığında her şey kontrolden çıkmaya başlar ve durum daha da zorlaşır.
Bir çok yerde yeni bir işe başlandığında bilgileri bir yerlerde tutup iş planı yapmanız tavsiye edilir fakat genellikle bu atlanır ve önemsenmez. Bunun önemini ancak işler sarpa sarmaya başladığında anlamaya başlarız.
Aslında basit bir Elektronik tablo (Excel) işinizi organize edebilir ve işinizle ilgili tüm verileri tek yerde tutmanızı sağlayabilir. Alında basit bir elektronik tablo bile milyonluk bir şirketi organize edebilecek kadar güçlüdür. Bilindiği gibi çoğu yazılım veya ERP sistemi şık ve fonksiyonel ara yüzlere sahip olmasına rağmen neticede tablolardan (veri tabanı) oluşan bir yapıdadır.
Elektronik Tablo
Sizi, basit bir şekilde işletmenizi yönetebilecek bir elektronik tablo ile tanıştırmak istiyorum.
İş Planı Tablosu (Google Drive linkidir tıklayıp kopyasını kendi Drive’ınıza kaydedebilirsiniz.)
Bu elektronik tablo her şeyi tek bir yerde tutmanızı sağlayan, tabloya farklı çalışma kitapları (sekmeler) ekleyerek geliştirebileceğiniz hatta farklı tablolara bağlanarak sonsuz genişleyebilen yapıda basit bir Excel tablosudur.
İşleyişi oldukça basit, herhangi bir iş kategorisine göre şekillendirebilen, sekmeler veya sayfaların eklendiği bir tablo. Bu tabloyu indirip Microsoft Excel de tutabilirsiniz fakat daha erişilebilir olduğu için Google Drive da tutmanızı öneririm. Bu sayede diğer mobil cihazlarınızdan veya masaüstü bilgisayarınızdan dilediğiniz zaman erişebilir, güncelliğini sağlayabilirsiniz.
Hatta çalışma arkadaşlarınız veya ekibinizle ilgili alanları paylaşarak onlara görevler atayabilir, verdiğiniz işlerin durumunu takip edebilirsiniz. (Herkesin görmesini istemediğiniz alanları gizleyerek yetkilendire de yapabilirsiniz)
Paylaştığım bu örnek İş Planı Tablosu işinize göre uyarlanabilir. Tabloyu açtığınızda genel kullanım için tasarlanmış bazı sekmeler göreceksiniz.
Tablo İçeriği
Dashboard : İşinizin tek sayfadaki özetidir. Dashboard ekranında önemli verilerinizi, misyonunuzu veya diğer sayfalardan kopyaladığınız veya bağladığınız içerikleri listeler bu sayede tek sayfadan her şeyin özetini görebilirsiniz.
Stratejik Plan : Küçük veya büyük her işletmenin en azından bir stratejik planı olmalıdır ve planınız en az gelecekteki 5 veya 10 yılı kapsayacak şekilde tasarlanmalı. Hiç bir planın olmamasından en azından bir kaç hedefinizin olması iyidir. Şirketinizin gelecek yıllarda nerede olacağını plana işleyip, planı küçük parçalara da bölebilirsiniz. Strateji planına aklınıza gelen fikirleri ve işinize ait gelişimleri kaydedin böylece gelecekte muhteşem bir fikir yakalamanıza sebep olabilir.
People : Çalışanlar, iş ortaklı veya dış kaynaklar dahil herkesi bu alana kaydedebilirsiniz. İletişim bilgileri, durumlar, verilen işler vb. gibi tüm insan kaynakları süreçlerini buradan yönetebilirsiniz.
Financials : Finansal bilgiler sayfasına aylık giderler, sabit giderler kısacası para ile ilgili bir çok kaydı girebilirsiniz. Gelirler, giderler başta olmak üzere tüm finansal bilgileri tabloya yazarak geçmişi de raporlayabilirsiniz.
Procedures : İşinizi daha iyi bir duruma getirecek sekmedir. Çalışanların ve kaynakların prosedürlerinizi baştan bilmesi önemlidir bu sekme bunun için bir merkez olacaktır. Prosedürler işinizin sağlıklı bir şekilde yürümesini sağlarken çalışanların eğitilmesini kolaylaştıracaktır. Sekmeye işinizle ilgili uyulması gereken kuralları ve iş prosedürlerinin tamamını ekleyebilirsiniz ayrıca bu alanı sürekli geliştirmek size gelecekte büyük rahatlık sağlar. Yeni işe aldığınız bir personeli eğitirken bir kontrol listesi olarak ta kullanılabilir.
Documents : Dokümanların nerede tutulduğuna dair bir sayfadır. Teklifler, müşteri dosyaları, resimler vs. hangi dosyanın kim tarafından nerede tutulduğu konusunda size rehberlik eder. Acil bir durumda bir dosyanın nerede olduğunu bulamamak gerçekten sinir bozucu olabilir bu yüzden doküman ve belge yönetimi çok önemlidir.
Projects / Tasks : Projeleri ve görevleri kaydedebileceğiniz sekme. Tam anlamıyla doldurup kullanmaya başladığınızda sizi inanılmaz şekilde rahatlatabilir. Çalışanlara veya kendinize görevler yazıp atamalar yapabilir, nihai bir bitiş süresi tanımlayabilirsiniz. Böylece zamanında yetişmesi gereken işleri atlamamış olursunuz. Hem kendiniz hem de çalışanlarınızın en yoğun kullandığı yer burası olmalıdır.
Issue List : Sorun listesi projeler ve prosedürlerden sonra en önemli diğer bir sekmedir. Gerek işletme içerisinde gerekse müşteri tarafında ortaya çıkan sorunların bir listesini bu alanda tutabilirsiniz. Sorunlar çözüldüğünde karşısına bir çözüm prosedürü belirleyerek gelecekte aynı sorunla karşılaşıldığında hızlı çözümler üretmeye yarar. Bu sayede zamanla elinizde çok değerli bir know how oluşur.
Ideas : Bir girişimciyseniz muhtemelen fikirlerle dolu olmalısınız. Aklınıza gelen her fikri buraya kaydedebilir işe yaramayanları zamanla eleyebilirsiniz. Hatta çalışanlarınıza ayrı bir sekmede izin verip haftalık fikirler üretmeleri için onları zorlayabilir ortaya çıkan parlak fikirler sonucu onlara minik ödüller verebilirsiniz. Bu sayede siz fikirlerden istifade ederken çalışanlarınızı da motive etmiş olursunuz.
Sonuç
İşletmelerdeki bir çok sorun organize ve iletişim kopukluğundan kaynaklanır. Bilgileri merkezileştirerek tüm çalışanların da süreçlerini takip edebilirseniz bu tip sorunların çoğu ortadan kalkacaktır. En güzeli de, işinizi prosedürlerle sistemleştirmeye ve Sorun Listesi gibi araçlarla sorunları zamanında çözmenin rahatlığını yaşarsınız. Bu iş planlama tablosu ile şirketinizi organize etmekle kalmaz, aktif olarak geliştirerek daha verimli hale getirebilirsiniz.
