Bir çox sahibkar yeni işə başlayanda proseslə bağlı hər şeyi xatırlamağa başlayır və ya məlumatları hardasa yazmağa başlayır. Ümumiyyətlə, başlanğıcda hər şey addım-addım izlənilə bilər və məlumatların çoxu yadda saxlanmağa çalışılır. Məlumatlar haradasa düzgün saxlanmırsa, işlər bir az da gərginləşəndə hər şey nəzarətdən çıxmağa başlayır və vəziyyət daha da çətinləşir.
Bir çox yerlərdə yeni işə başlayarkən məlumatı hardasa saxlamaq və biznes plan qurmaq məsləhət görülür, lakin buna çox vaxt diqqət yetirilmir və diqqətdən kənarda qalır. Bunun əhəmiyyətini yalnız işlər kobudlaşmağa başlayanda anlamağa başlayırıq.
Əslində, sadə Elektron Cədvəl (Excel) işinizi təşkil edə və bütün biznes məlumatlarınızı bir yerdə saxlaya bilər. Hətta sadə bir elektron cədvəl çoxmilyonlu bir şirkəti təşkil etmək üçün kifayət qədər güclüdür. Məlum olduğu kimi əksər proqram təminatı və ya ERP sistemləri qəşəng və funksional interfeyslərə malik olsalar da, son nəticədə cədvəllərdən (verilənlər bazalarından) ibarət struktura malikdirlər.
Elektron cədvəl
Sizi biznesinizi sadə şəkildə idarə edə biləcək bir cədvəllə tanış etmək istəyirəm.
Biznes Plan Cədvəli (Google Disk linkinə klikləyib surəti öz Diskinizdə saxlaya bilərsiniz.)
Bu cədvəl hər şeyi bir yerdə saxlamağa imkan verən sadə Excel cədvəlidir, cədvələ müxtəlif iş dəftərləri (tablar) əlavə etməklə onu genişləndirə və hətta müxtəlif cədvəllərə qoşulmaqla sonsuza qədər genişləndirə bilərsiniz.
Onun işləməsi olduqca sadədir, hər hansı bir iş kateqoriyasına uyğun olaraq formalaşdırıla bilən nişanlar və ya səhifələr əlavə edilə bilən bir cədvəldir. Siz bu cədvəli yükləyə və Microsoft Excel-də saxlaya bilərsiniz, lakin daha əlçatan olduğu üçün onu Google Diskdə saxlamağı məsləhət görürəm. Bu yolla siz digər mobil cihazlarınızdan və ya masaüstü kompüterinizdən istədiyiniz zaman ona daxil olub yeniləyə bilərsiniz.
Siz hətta müvafiq sahələri həmkarlarınız və ya komandanızla paylaşa, onlara tapşırıqlar verə və təyin etdiyiniz işin vəziyyətini izləyə bilərsiniz. (Hamının görməsini istəmədiyiniz sahələri gizlətməklə də icazə verə bilərsiniz)
bu nümunə Biznes Plan Cədvəli biznesinizə uyğunlaşdırıla bilər. Cədvəli açdığınız zaman ümumi istifadə üçün nəzərdə tutulmuş bəzi nişanları görəcəksiniz.
Cədvəlin məzmunu
Dashboard: Bu, biznesinizin bir səhifəlik xülasəsidir. İdarə paneli ekranı mühüm məlumatlarınızı, missiyanızı və ya digər səhifələrdən kopyaladığınız və ya əlaqələndirdiyiniz məzmunu sadalayır, beləliklə, hər şeyin xülasəsini bir səhifədə görə bilərsiniz.
Strateji Plan: Kiçik və ya böyük hər bir müəssisənin ən azı strateji planı olmalıdır və planınız ən azı 5 və ya 10 ili əhatə edəcək şəkildə tərtib edilməlidir. Heç bir planın olmamasındansa, ən azı bir neçə məqsədə sahib olmaq daha yaxşıdır. Gələcək illərdə şirkətinizin harada olacağını planlaşdıra və planı kiçik hissələrə bölə bilərsiniz. Ağlınıza gələn ideyaları və biznesinizin inkişaflarını strategiya planına qeyd edin ki, gələcəkdə ağlınıza gözəl ideya gələ bilsin.
İnsanlar: Siz hər kəsi, o cümlədən işçiləri, biznes tərəfdaşlarını və ya xarici resursları bu sahədə xilas edə bilərsiniz. Əlaqə məlumatları, statuslar, təyin olunmuş iş yerləri və s. Siz bütün insan resursları proseslərini idarə edə bilərsiniz, məsələn:
Maliyyə: Maliyyə məlumatları səhifəsində aylıq xərclər, sabit xərclər, bir sözlə, pulla bağlı bir çox qeydlər daxil edə bilərsiniz. Siz həmçinin bütün maliyyə məlumatlarını, xüsusən də gəlir və xərcləri cədvələ yazaraq tarixçə hesabat verə bilərsiniz.
Prosedurlar: Bu, işinizi yaxşılaşdıracaq nişandır. İşçilərin və resursların əvvəldən prosedurlarınızı bilməsi vacibdir, bu nişan bunun üçün bir mərkəz olacaqdır. Prosedurlar biznesinizin sağlam işləməsini təmin edəcək və işçilərin təlimini asanlaşdıracaq. Nişanda siz biznesinizlə bağlı əməl edilməli olan bütün qaydaları və biznes prosedurlarını əlavə edə bilərsiniz və bu sahəni daim təkmilləşdirmək gələcəkdə sizə böyük rahatlıq verəcək. Bundan əlavə, yeni işəgötürənə təlim keçirərkən yoxlama siyahısı kimi də istifadə edilə bilər.
Sənədlər: Bu, sənədlərin saxlandığı yer haqqında səhifədir. Sitatlar, müştəri faylları, şəkillər və s. Hansı faylın kim tərəfindən saxlandığına dair sizə rəhbərlik edir. Faylın fövqəladə vəziyyətdə harada olduğunu tapa bilməmək həqiqətən sinir bozucu ola bilər, buna görə sənədlər və sənəd idarəetməsi çox vacibdir.
Layihələr / Tapşırıqlar: Layihələri və tapşırıqları saxlaya biləcəyiniz nişan. Onu tamamilə doldurduqdan və istifadə etməyə başladıqdan sonra sizə inanılmaz rahatlıq verə bilər. Siz işçilərə və ya özünüzə tapşırıqlar yaza və təyin edə və yekun tamamlama vaxtını təyin edə bilərsiniz. Beləliklə, vaxtında yerinə yetirilməsi lazım olan heç bir işi qaçırmayacaqsınız. Bu həm sizin, həm də işçilərinizin ən çox istifadə etdiyi yer olmalıdır.
Məsələ siyahısı: Problem siyahısı layihələr və prosedurlardan sonra ən vacib nişandır. Bu sahədə həm biznes daxilində, həm də müştəri tərəfində yaranan problemlərin siyahısını saxlaya bilərsiniz. Problemlər həll olunduqda həll prosedurunu təyin edərək, gələcəkdə eyni problemlə qarşılaşdıqda sürətli həll yolları yaratmağa kömək edir. Beləliklə, zamanla dəyərli nou-hau əldə edəcəksiniz.
İdeyalar: Əgər siz sahibkarsınızsa, yəqin ki, fikirlərlə dolusunuz. Ağlınıza gələn hər bir fikri burada saxlaya və zamanla işləməyənləri aradan qaldıra bilərsiniz. Siz hətta işçilərinizə ayrı bir tabda icazə verə, onları həftəlik ideyalar hazırlamağa məcbur edə və irəli sürdükləri parlaq ideyalara görə kiçik mükafatlar verə bilərsiniz. Bu yolla siz fikirlərdən faydalana və işçilərinizi motivasiya edə bilərsiniz.
Nəticə
Müəssisələrdə bir çox problemlər təşkilatlanma və ünsiyyət çatışmazlığından yaranır. Məlumatı mərkəzləşdirməklə bütün işçilərin proseslərini izləyə bilsəniz, bu tip problemlərin əksəriyyəti aradan qalxacaq. Ən yaxşısı, siz işinizi prosedurlarla sistemləşdirə və Problem Siyahısı kimi alətlərlə problemləri vaxtında həll etmək rahatlığına sahib ola bilərsiniz. Bu biznes planlaşdırma cədvəli ilə siz şirkətinizi nəinki təşkil edə, həm də onu aktiv şəkildə inkişaf etdirərək daha səmərəli edə bilərsiniz.
